Аудит кадрового делопроизводства

Зачастую кадровые документы в компаниях находятся в крайне запущенном состоянии именно потому, что работа кадровых специалистов не проверяется и не контролируется. Проверка соответствия ведения кадрового учета отраслевым нормам и действующему законодательству (аудит кадрового делопроизводства (учёта)) позволяет убедиться в правильности ведения кадрового учета и избежать потенциальных претензий со стороны государственных контролирующих органов.

Аудит кадрового делопроизводства, как правило, предваряет и позволяет оценить объём работы по восстановлению кадрового делопроизводства.

Задачи аудита кадрового учёта:

  • подготовка к проверке ГИТ, ФСС и других контролирующих органов;
  • выявление, анализ и устранение возможных кадровых рисков (в т. ч. в преддверии трудовых споров и конфликтов);
  • получение объективной оценки состояния кадрового учёта и работы кадровой службы организации;
  • подготовка аудируемой организации к процедурам сокращения персонала, реорганизации и пр.

Содержание аудита кадрового учёта:

  • знакомство с постановкой кадрового делопроизводства в организации;
  • проверка наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.);
  • проверка наличия и корректности составления документов по учету кадров (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, должностные инструкции и др.);
  • проверка наличия, правильности оформления и регистрации кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпуск и др.);
  • проверка порядка ведения личных карточек сотрудников;
  • проверка порядка  ведения личных дел сотрудников;
  • проверка порядка заполнения и ведения трудовых книжек работников;
  • проверка порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании;
  • проверка соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов;
  • выявление уязвимых участков в ведении кадрового делопроизводства и анализ отдельных категорий кадровых документов, участков кадрового делопроизводства по специальным критериям;
  • обработка и анализ полученных в результате проверки данных;
  • подготовка отчета по результатам проведенного аудита.

Схема проведения аудита кадрового учёта:

  • предварительная оценка объема работ (ключевые параметры – количество работников, отрасль, вид и срок деятельности компании, количество работников - иностранных граждан);
  • согласование даты и способа проведения аудита – в офисе Заказчика или дистанционно;
  • заключение договора на проведение аудита кадрового делопроизводства;
  • Исполнитель предоставляет список документов необходимых для проверки;
  • Заказчик предоставляет доступ к необходимым документам;
  • Исполнитель осуществляет аудит кадрового делопроизводства;
  • по результатам проверки Исполнитель представляет Заказчику письменный отчет о состоянии кадрового учета в компании.

Отчет по результатам аудита кадрового учёта содержит:

  • заключение о полноте и соответствии порядка ведения кадрового делопроизводства законодательству РФ;
  • перечень выявленных нарушений;
  • возможные административно-штрафные санкции со стороны контролирующих государственных органов;
  • рекомендации по устранению выявленных нарушений и восстановлению кадрового делопроизводства.

Базовая стоимость кадрового аудита за период в 1 год составляет:

Количество сотрудников

Цена, руб.

1-10

3 000

11-20

5 000

21-50

5 000 – 10 000

Свыше 50

По договорённости

Окончательная стоимость формируется исходя из базовой стоимости с учётом надбавок при наличии отраслевых особенностей ведения кадрового делопроизводства, наличии в штате иностранных граждан, места проведения аудита и пр.