Что такое аутсорсинг?

Что такое аутсорсинг? В чем заключаются преимущества передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг?

Аутсорсинг (от англ. outsourcing- использование внешнего источника или ресурса) - передача организацией на основании договора определенных функций на обслуживание другой организации, специализирующейся в соответствующей области. В системах образования (в частности, московской) практикуется передача на аутсорсинг образовательными учреждениями функций, не связанных с образовательной деятельностью, в частности, функций бухгалтерского учета и отчетности.

Основные преимущества передачи функций бухгалтерского учета специализированным организациям:

1. повышение качества, своевременности, достоверности ведения учета и составления отчетности;
2. минимизация трудозатрат учреждения на кадровые и организационные вопросы функционирования бухгалтерии (контроль не процесса, а результата);
3. минимизация трудозатрат учреждения на доставку документов - доставка бухгалтерских документов, отчетности в управления образования, казначейство, ИФНС, фонды, прочие контролирующие органы и взаимодействие с ними возложены на специализированную организацию;
4. передача специализированной организации части ответственности за ведение учета, в т. ч. возможность перевыставления штрафных санкций за ошибки ведения бухгалтерского учета, составления отчетности или несвоевременную сдачу отчетности на специализированную организацию;
5. оптимизация численности непедагогического персонала в учреждениях, оптимизация затрат на функции по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Официальный источник

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" Методические рекомендации по порядку передачи образовательными учреждениями функций бухгалтерского учета и отчетности на аутсорсинг (разработаны Департаментом образования города Москвы)

Какие действия должен предпринять руководитель образовательного учреждения для передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг?

Прежде всего, руководитель образовательного учреждения должен определить перечень функций к передаче на аутсорсинг.

На аутсорсинг передаются функции бухгалтерского учета и отчетности, а именно:

1. ведение бухгалтерского и налогового учета (в т. ч. учет расчетов с дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами; учет операций с денежными средствами учреждения на лицевых счетах в органе казначейства; учет банковских и кассовых операций; учет операций с ОС, НМА; учет материальных запасов; расчет и учет заработной платы; учет налогов и страховых взносов; закрытие периода);
2. подготовка платежных документов и взаимодействие с казначейством, банками по перечислению платежей;
3. подготовка бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности и взаимодействие с ИФНС, фондами, управлениями образования, прочими контролирующим органами, в т. ч. сдача отчетности и сопровождение проверок контролирующих органов.

На аутсорсера могут возлагаться и другие функции, например, планово-экономические. Однако в таком случае стоимость услуг специализированной организации будет увеличиваться пропорционально объему трудозатрат на передаваемые функции.

Далее, руководителю образовательного учреждения необходимо определить финансовые возможности учреждения и максимальную стоимость услуг аутсорсера.

Стоимость услуг аутсорсинга не должна превышать затрат учреждения на бухгалтерскую функцию. Затраты учреждения на бухгалтерскую функцию следует рассчитать как:

1. затраты на заработную плату бухгалтеров, включая премии, материальную помощь и иные выплаты. Для облегчения расчета рекомендуется взять информацию из справки 2-НДФЛ бухгалтера и разделить на количество месяцев;
2. страховые взносы с заработной платы бухгалтеров. Для облегчения расчета рекомендуется рассчитать как 30% от затрат на заработную плату;
3. затраты на учетную систему, системы электронной сдачи отчетности, иное используемое бухгалтерами программное обеспечение;
4. накладные расходы на бухгалтерию - затраты на канцелярские товары, расходные материалы для оргтехники, часть коммунальных затрат, приходящихся на бухгалтерию, амортизация рабочего места бухгалтера. В случае если накладные расходы на бухгалтерию затруднительно выделить из общих затрат учреждения, для облегчения расчета рекомендуется рассчитать их как долю общих затрат учреждения, пропорциональную численности бухгалтерии к общей численности сотрудников учреждения.

Следующий шаг - выбор поставщика услуг. Руководителю образовательного учреждения необходимо принять решение о выборе поставщика услуги с учетом опыта, репутации и квалификации поставщика, стоимости его услуг и пр.

Рекомендуется принимать во внимание рейтинги аутсорсинговых компаний, публикуемые в открытых источниках. Избежать выбора недобросовестного или не обладающего должной квалификацией поставщика возможно в случае заключения договора с компаниями, возглавляющими соответствующие рейтинги.

Согласование с поставщиком способа взаимодействия - один из самых важных этапов при передаче функции бухгалтерского учета и отчетности.

При аутсорсинге ведение учета и подготовка отчетности производятся сотрудниками специализированной организации удаленно, из офиса аутсорсера. При необходимости присутствия бухгалтера в учреждении (например, в случае проверки контролирующего органа или при проведении инвентаризации) специалист аутсорсера должен осуществлять выезд в учреждение.

Передача документов и данных от образовательного учреждения может производиться в электронном виде или (при необходимости) на бумажных носителях. В целях повышения оперативности взаимодействия рекомендуется производить документооборот в электронном виде. Создание инфраструктуры для обмена данными и документами в электронном виде должно быть обязанностью аутсорсера.

Оригиналы документов на бумажных носителях передаются в случае невозможности передачи данных в электронном виде или в случае необходимости представления оригиналов по запросу третьих сторон. Передача оригиналов на бумажных носителях должна производиться с составлением соответствующего акта приема-передачи. При бумажном документообороте доставка документов от образовательного учреждения аутсорсеру и обратно, сдача отчетности в управление образования, ИФНС, фонды, доставка платежных документов в казначейство должна осуществляться силами аутсорсинговой организации.

Архив документов должен храниться в образовательном учреждении, а организация архивного хранения документов по договору должна быть возложена на аутсорсера. Право первой подписи при передаче учетных функций на аутсорсинг должно оставаться за руководителем образовательного учреждения.

Далее руководителю необходимо заключить с аутсорсером гражданско-правовой договор либо договор на оказание услуг по бухгалтерскому обслуживанию (аутсорсингу).

Договор в числе прочего должен содержать порядок и график документооборота между специализированной организацией и учреждением. При согласовании и подписании графика документооборота руководителю следует проверить, что сроки предоставления документов учреждением, подготовки документов специализированной организацией соответствуют локальным нормативным документам учреждения (приказам, коллективным договорам и пр.).

Кроме того, необходимо провести подготовительные мероприятия к началу оказания услуг. Мероприятия по организации передачи функций на аутсорсинг проводятся совместно поставщиком услуги и представителями учреждения:

Руководителю образовательного учреждения следует проконтролировать, чтобы в рамках подготовительных мероприятий

Важно и далее в ходе оказания услуг специализированная организация забирала из учреждения только копии учредительных документов. Оригиналы документов должны храниться в учреждении.

Если при передаче дел выявлены недостатки ведения учета и требуется восстановление, то можно: возложить восстановление учета на бухгалтера учреждения, ответственного за ведение учета до передачи функции на аутсорсинг; привлечь к восстановлению учета централизованную бухгалтерию; заключить с аутсорсинговой компанией дополнительный договор на восстановление учета. Восстановление учета необходимо завершить до начала оказания услуг по бухгалтерскому обслуживанию специализированной организацией.

В соответствии со сроками оказания услуг по договору, по результатам проведения подготовительных мероприятий поставщик приступает к оказанию услуг.

В течение стабилизационного периода в первые месяцы после начала оказания услуг (как правило, 1-2 месяца) вероятны сложности при взаимодействии и документообороте с аутсорсером в связи с изменением внутренних процессов учреждения в части документооборота, изучением аутсорсером специфики учета данного учреждения. В числе контактных лиц для взаимодействия в рамках оказания услуг учреждению должна быть предоставлена аутсорсером контактная информация для эскалации вопросов на вышестоящий уровень - в случае возникновения вопросов, которые не получается оперативно разрешить на уровне непосредственного исполнителя.

Ежемесячно в сроки, определенные договором, аутсорсинго-вая компания направляет учреждению документы по результатам оказания услуг: счет, акт сдачи-приемки услуг (в 2 экземплярах), счет-фактуру. Учреждение в сроки, определенные договором (как правило, в течение 5 рабочих дней), подписывает акт сдачи-приемки услуг (при отсутствии претензий к качеству оказания услуг) или мотивированный отказ от подписания акта с указанием претензий к качеству оказания услуг (при наличии таковых). В последнем случае акт подписывается учреждением после устранения аутсорсером полученных претензий и направления соответствующего уведомления в учреждение.

Официальный источник
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" Методические рекомендации по порядку передачи образовательными учреждениями функций бухгалтерского учета и отчетности на аутсорсинг (разработаны Департаментом образования города Москвы)