Аудит кадрового делопроизводства

Зачастую кадровые документы в компаниях находятся в крайне запущенном состоянии именно потому, что работа кадровых специалистов не проверяется и не контролируется. Проверка соответствия ведения кадрового учета отраслевым нормам и действующему законодательству (аудит кадрового делопроизводства (учёта)) позволяет убедиться в правильности ведения кадрового учета и избежать потенциальных претензий со стороны государственных контролирующих органов.

Аудит кадрового делопроизводства, как правило, предваряет и позволяет оценить объём работы по восстановлению кадрового делопроизводства.

Задачи аудита кадрового учёта:

• Подготовка к проверке ГИТ, ФСС и других контролирующих органов;
• Выявление, анализ и устранение возможных кадровых рисков (в т. ч. в преддверии трудовых споров и конфликтов);
• Получение объективной оценки состояния кадрового учёта и работы кадровой службы организации;
• Подготовка аудируемой организации к процедурам сокращения персонала, реорганизации и пр.

Содержание аудита кадрового учёта:

• Знакомство с постановкой кадрового делопроизводства в организации;
• Проверка наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.);
• Проверка наличия и корректности составления документов по учету кадров (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, должностные инструкции и др.);
• Проверка наличия, правильности оформления и регистрации кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпуск и др.);
• Проверка порядка ведения личных карточек сотрудников;
• Проверка порядка ведения личных дел сотрудников;
• Проверка порядка заполнения и ведения трудовых книжек работников;
• Проверка порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании;
• Проверка соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов;
• Выявление уязвимых участков в ведении кадрового делопроизводства и анализ отдельных категорий кадровых документов, участков кадрового делопроизводства по специальным критериям;
• Обработка и анализ полученных в результате проверки данных;
• Подготовка отчета по результатам проведенного аудита.

Схема проведения аудита кадрового учёта:

• Предварительная оценка объема работ (ключевые параметры – количество работников, отрасль, вид и срок деятельности компании, количество работников - иностранных граждан);
• Согласование даты и способа проведения аудита – в офисе Заказчика или дистанционно;
• Заключение договора на проведение аудита кадрового делопроизводства;
• Исполнитель предоставляет список документов необходимых для проверки;
• Заказчик предоставляет доступ к необходимым документам;
• Исполнитель осуществляет аудит кадрового делопроизводства;
• По результатам проверки Исполнитель представляет Заказчику письменный отчет о состоянии кадрового учета в компании.

Отчет по результатам аудита кадрового учёта содержит:

• Заключение о полноте и соответствии порядка ведения кадрового делопроизводства законодательству РФ;
• Перечень выявленных нарушений;
• Возможные административно-штрафные санкции со стороны контролирующих государственных органов;
• Рекомендации по устранению выявленных нарушений и восстановлению кадрового делопроизводства.

Базовая стоимость кадрового аудита за период в 1 год составляет:

Окончательная стоимость формируется исходя из базовой стоимости с учётом надбавок при наличии отраслевых особенностей ведения кадрового делопроизводства, наличии в штате иностранных граждан, места проведения аудита и пр.